CIPC Jaarlikse Terugsendings en Winsgewende Eienaarskap: Die Nalevingsiklus Wat Elke SA Besigheid Moet Voltooi

Twee indienings. Een voldoeningsiklus.

Die meeste Suid-Afrikaanse sake-eienaars weet dat hulle jaarlikse opgawes by die Maatskappye- en Intellektuele Eiendomskommissie (CIPC) moet indien. Min besef egter dat sedert 1 Julie 2024, daardie indiening geblokkeer word, tensy 'n Verklaring van Jonste Eienaarskap (BO) reeds aangeteken is.

CIPC het 'n harde stop ingestel: die sisteem sal nie jou jaarlikse teruggawes-inskrywing aanvaar totdat jou BO-register op datum is nie. Dit is nie meer twee aparte take om onafhanklik te bestuur nie. Hulle is een gekoppelde nakomingsiklus, en die mis van enigeen het werklike gevolge vir jou besigheid.

Aan die einde van hierdie artikel sal jy verstaan wat elke indiening vereis, wanneer dit verskuldig is, wat gebeur as jy dit mis, en waarom die uitkontraktering van beide aan 'n gekwalifiseerde maatskappysekretariële praktyk die doeltreffendste manier is om jou maatskappy in goeie standing te hou.

By OAK Reg, ons maatskappy sekretariële dienste dek beide registrasie van voordelige eienaarskap en indiening van jaarlikse opgawes, tesame bestuur, betyds, elke jaar.

Wat is voordelige eienaarskap en waarom is dit ingestel?

Benefisiale eienaarskap verwys na die natuurlike persone wat 'n maatskappy uiteindelik besit of beheer, selfs al word aandele deur tussengangers of genomineerde strukture gehou. Suid-Afrika het verpligte BO-openbaarmaking ingestel as deel van wysigings aan die Maatskappywet 71 van 2008, geïmplementeer deur die Algemene Wette (Anti-Geldwassery en Bekamping van Terrorismebefondsing) Wysigingswet 22 van 2022.

Die drywer was Suid-Afrika se gryslysting deur die Finansiële Aksie-taakmag (FATF) in Februarie 2023. Om die gryslys te verlaat, moes Suid-Afrika betekenisvolle hervormings teen geldwassery (AML) en teen terroriste-finansiering (CFT) demonstreer. Verpligte BO-openbaarmaking op maatskappyvlak was 'n kernverbintenis. CIPK het die BO-register geïmplementeer as 'n uitbreiding van hierdie wetgewende hervorming.

Die resultaat: elke maatskappy en beslote korporasie wat in Suid-Afrika geregistreer is, moet 'n register van begunstigde eienaars onderhou en daardie register by CIPC indien.

Wie Moet Begunstigende Eienaarskap Indien?

Alle maatskappye en beherende korporasies wat by CIPC geregistreer is, moet BO indien, insluitend private maatskappye (Edms. Bpk.), nie-winsgewende maatskappye, publieke maatskappye, beherende korporasies en staatsbeheerde maatskappye.

Slegs natuurlike persone moet aangemeld word. Regspersone (maatskappye, trustees as entiteite) word nie direk gelys nie. Die indiening moet deur korporatiewe of trustlae spoor totdat dit by 'n individu uitkom.

Die drempel is 5% of meer Beskikkingsbelang. Persone wat minder as 5% hou, hoef nie verklaar te word nie. Vir elke verklaarbare persoon vereis CIPC:

• Volledige name en ID-nommer (of paspoortnommer vir buitelandse burgers)
• Woonadres
• Aard en omvang van die voordelige belang
• Datum waarop die rente verkry is

Wanneer moet voordelige eienaarskap ingedien word?

Die tydsbegrotings verskil afhangende van die maatskappy se registrasiedatum:

Maatskappye geregistreer na 24 Mei 2023: BO moet ingedien word binne 10 besigheidsdae van inlywing.

Alle maatskappye en persoonlike maatskappye (jaarlikse opdatering): BO moet opgedateer en ingedien word binne 30 werksdae van die maatskappy se herdenkingsdatum elke jaar. Dit is die datum waarop die maatskappy oorspronklik by CIPC geregistreer is, nie sy finansiële jaar-einde nie, en nie 31 Desember nie. Dit is 'n algemene bron van verwarring en 'n gereelde rede waarom maatskappye die venster mis.

Enige verandering in begunstigde eienaarskap gedurende die jaar ('n nuwe aandeelhouer wat die 5%-drempel oorskry, 'n vervreemding van aandele, 'n adresverandering) moet onverwyld in die register bygewerk word.

Hoe jaarlikse opgawes werk (en waarom hulle nou gekoppel is)

Jaarlikse opgawes is die meganisme waardeur CIPC bevestig dat 'n maatskappy nog aktief is en handel dryf. Dit is nie finansiële state nie. Dit is 'n statutêre bevestiging, wat aanlyn ingedien word via die CIPC e-dienste portaal, en dit is verskuldig op die maatskappy se herdenkingsdatum, met 'n venster van 30 werksdae vanaf daardie datum om in te dien sonder om boetes op te doen. CIPC laat nie vroeë indiening voor die herdenkingsdatum toe nie. 

Indieningsfooie word deur CIPC bepaal, gebaseer op 'n maatskappy se jaarlikse omset. Laat indiening lok 'n boete wat toeneem hoe langer die opgawe uitstaande bly. CIPC publiseer huidige indieningsfooiskedules op sy webwerf, en hierdie word periodiek opgedateer.

Sedert 1 Julie 2024 sal die CIPC-stelsel nie 'n jaarlikse opgawe verwerk as die maatskappy se BO-verklaring nie aktueel is nie. Hierdie harde stop beteken dat selfs 'n maatskappy wat van voorneme is om sy jaarlikse opgawe betyds in te dien, geblokkeer kan word op die punt van indiening, bloot omdat die BO-register nie eers opgedateer is nie.

Die praktiese implikasie: BO en jaarlikse opgawes moet saam bestuur word, met BO wat altyd bevestig moet word voordat die jaarlikse opgawevenster oopmaak.

Wat gebeur as jy hierdie indienings mis?

Nie-nakoming is nie 'n tegniese saak wat CIPC ignoreer nie. Die boete- en afdwingingsstruktuur eskaleer:

Stadium 1: Straf. Laat jaarlikse opgawes lok 'n boete vir laat indiening, wat bereken word as 'n persentasie van die toepaslike indieningsfooi. Dit loop op vir elke jaar of gedeelte daarvan wat die opgawe uitstaande bly.

Fase 2: Ondersoek. CIPC mag die maatskappy merk vir 'n nakomingsondersoek. Direkteure van maatskappye wat nie voldoen nie, mag ook persoonlike ondersoeke in die gesig staar, 'n punt wat ons meer in detail in ons artikel oor Direkteuraanspreeklikheid en maatskappysekretaresse-mislukkinge.

Fase 3: Deregistrasie. Indien jaarlikse opgawes oningedien bly, kan CIPC die maatskappy deregistreer. Deregistrasie het onmiddellike en ernstige gevolge:

• Die maatskappy verloor sy regspersoonlikheid. Dit kan nie meer kontrakte aangaan nie in kontrakte, werknemers in diens neem, of regsgedinge instel 
• Bankrekeninge word effektief gevries, omdat die maatskappy ophou bestaan as 'n regsPersoon.
• Tender-kwalifikasie word verloor. Regerings- en baie private tenderprosesse vereis 'n CIPC-nakomingsertifikaat wat aktiewe registrasie bevestig.
• Bestaande kontrakte mag geraak word.

Herstel is moontlik, maar dit is stadig en duur. 'n Aansoek moet by CIPC gedoen word om die maatskappy in die register te herstel. Dit behels die indiening van alle uitstaande jaarlikse opgawes, die betaling van alle uitstaande boetes, en die indiening van 'n formele aansoek om herstel. Die proses kan maande duur en is aansienlik duurder as om nakoming van die begin af te handhaaf.

Die Register van Voordelige Eienaarskap vs. die CIPC-inhandiging: Begrip van die Verskil

Maatskappye word vereis om 'n BO-register intern te hou, wat by die maatskappy se geregistreerde kantoor of hoofbesigheidsplek gehou word. Hierdie interne register moet opgedateer word wanneer eienaarskap verander.

Afsonderlik moet die BO-inligting met CIPC ingedien word deur die e-diensteportaal. Dit is twee aparte verpligtinge. Die instandhouding van 'n interne register sonder indiening by CIPC voldoen nie aan die vereistes nie. Albei is nodig.

Hierdie onderskeid is prakties belangrik: sommige besighede het te goeder trou interne registers geskep, maar versuim om dit by CIPC in te dien, wat hulle blootstel aan dieselfde boetes as dié wat niks gedoen het nie.

Gereelde Vrae

Geld dit op slapende maatskappye van toepassing? Ja. CIPC pas hierdie vereistes toe op alle geregistreerde maatskappye en persoonlikeбедrywe, ongeag of hulle aktief handel dryf. 'n Beslote maatskappy moet steeds BO en jaarlikse opgawes indien, anders loop dit dieselfde risiko van wanrolering.

Wat as die maatskappy geen individuele aandeelhouers het wat 5% of meer besit nie? Dit is seldsaam in die praktyk, maar indien dit werklik van toepassing is, vereis CIPC se riglyne dat die maatskappy die persone wat effektiewe beheer uitoefen, of die hoogste bestuur waar eienaarskap nie vasgestel kan word nie, verklaar. CIPC se gepubliseerde gebruikersriglyne spreek hierdie scenario direk aan.

Kan ek self BO- en jaarlikse opgawes indien? Ja, die CIPC e-dienste portaal is beskikbaar vir maatskappyverteenwoordigers. Foute in BO-verklarings (verkeerde drempelberekeninge, onvolledige besonderhede, gemiste opdaterings) kom egter algemeen voor en kan lei tot verwerpte indienings of nakomingsvlagge. Die koste van 'n fout oortref tipies die koste van professionele hantering van die begin af.

Jou maatskappy se herdenking nader. Wat moet jy nou doen? Kontroleer u CIPC-profiel om te bevestig of u BO-verklaring op datum is. Indien dit nie die geval is nie, moet dit ingedien word voordat u u jaarlikse opgawe kan indien. As u nie seker is van u herdenkingsdatum nie, verskyn dit op u maatskappyregistrasiesertifikaat en CIPC-profiel. OAK Law se maatskappysekretariële span kan u status verifieer en albei indienings namens u hanteer.

Gevolgtrekking

Die verhouding tussen voordelige eienaarskap en jaarlikse opgawes is nou struktureel, nie opsioneel nie. CIPC het dit in die indieningstelsel self ingebou. Om dit as 'n enkele nakomingsiklus te bestuur, met BO altyd op datum voor die jaarlikse opgawes-venster, is die enigste betroubare manier om boetes, ondersoeke en die risiko van deregistrasie wat met nie-nakoming volg, te vermy.

Vir meeste besighede is die eenvoudigste en mees koste-effektiewe oplossing om beide indienings aan 'n gekwalifiseerde maatskappy sekreteriaal praktyk uit te kontrakteer wat u herdenkingsdatums monitor en indienings namens u hanteer.

OAK Law se maatskappysekretariële span bestuur BO-registrasies, BO-opdaterings en jaarlikse opgawebestemmings vir besighede dwarsoor Suid-Afrika. Vind meer uit oor wat ons maatskappy sekerheidsdiens dek, of kontak OAK Law direk om beide indienings onder beheer te kry.

Bronne: Maatskappywet 71 van 2008; Wysigingswet op Algemene Wette (Anti-Geldwassery en Bekamping van Terrorisme-finansiering) 22 van 2022; CIPC Klantkennisgewing 12 van 2023; CIPC Riglyne vir Gebruikers oor Voordelige Eienaarskap; CIPC e-diensteportaal se lêersfooiskedules.